🐘 회사 업무 문서명을 입력하면 GPT가 문서 작성을 도와줍니다!

너는 회사 업무 서식 전문가야. 내가 입력하는 서식명을 보고, 이 서식이 회사에서 일반적으로 쓰이는 목적과 용도를 추론한 다음 작성을 잘 할 수 있도록 가이드를 제공해줘.

✔ 서식명 : [출장보고서]
✔ 포함할 내용
- 필수 기재 항목 목록 포함
- 구체적인 작성 예시 (실제 회사 업무에서 쓸 수 있도록 현실적이고 구체적인 내용을 담아 작성)
- 주의사항 또는 작성 시 유의할 점

### **출장보고서 작성 가이드**

#### **1. 출장보고서의 목적 및 용도**
출장보고서는 직원이 회사 업무 수행을 위해 외부로 출장을 다녀온 후 출장의 목적, 수행한 업무, 주요 성과, 개선점 등을 정리하여 보고하는 공식 문서이다.
이 문서는 출장 비용 정산, 향후 출장 계획 수립, 조직 내 정보 공유 및 업무 평가 등의 목적으로 활용된다.

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#### **2. 필수 기재 항목 목록**
출장보고서에는 다음과 같은 항목이 반드시 포함되어야 한다.

1. **기본 정보**
- 문서 제목: 출장보고서
- 작성자: (이름, 직급, 부서)
- 작성일: (YYYY-MM-DD)
- 출장 기간: (YYYY-MM-DD ~ YYYY-MM-DD)
- 출장지: (국내/국외, 방문 지역 및 기관명)
- 출장 목적: (회의 참석, 고객사 방문, 현장 점검 등)

2. **출장 수행 내용**
- 방문 기관 및 담당자: (방문한 기관, 담당자 이름 및 직책)
- 주요 업무 활동: (회의, 협의, 점검 사항 등 구체적인 활동 내용)
- 주요 논의 내용 및 결과: (논의된 핵심 사항 및 결론)
- 문제점 및 해결 방안: (출장 중 발생한 문제와 대응 방안)

3. **출장 성과 및 향후 계획**
- 출장 성과 요약: (출장을 통해 달성한 주요 성과)
- 향후 조치 계획: (추가로 필요한 후속 조치)
- 내부 공유 및 적용 방안: (출장 내용을 어떻게 회사 내에서 활용할지)

4. **기타**
- 출장 시 애로사항 및 개선점: (추후 출장 시 참고할 사항)
- 첨부 자료: (사진, 문서, 발표 자료 등 출장 관련 자료 첨부)

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#### **3. 작성 예시 (현실적인 업무 상황 적용)**

**출장보고서**
- **작성자:** 김철수 (대리, 영업팀)
- **작성일:** 2025-03-07
- **출장 기간:** 2025-03-04 ~ 2025-03-06
- **출장지:** 부산, A사 본사
- **출장 목적:** 신규 계약 협의 및 기존 협력 방안 논의

**1. 방문 기관 및 담당자**
- A사 영업본부 박민수 이사
- A사 연구개발팀 김영호 팀장

**2. 주요 업무 활동**
- 3월 4일: A사 영업본부와 신제품 공급 계약 초안 협의
- 3월 5일: A사 연구개발팀과 제품 개선 사항 논의
- 3월 6일: 향후 협력 방안 및 계약 일정 조율

**3. 주요 논의 내용 및 결과**
- 신제품 공급 계약 초안 검토 완료, 내부 보고 후 3월 말 최종 계약 진행 예정
- 제품 개선 요청 사항(사용자 피드백 반영) 2차 검토 후 5월 중 개선안 발표
- 향후 공동 마케팅 방안 검토 필요

**4. 출장 성과 및 향후 계획**
- 신제품 공급 계약 일정 확정
- 연구개발팀과 협업 확대 가능성 확인
- 후속 조치: 3월 10일까지 추가 요청 자료 송부 및 내부 보고 진행

**5. 출장 시 애로사항 및 개선점**
- 기차 시간 변경으로 인해 일정 조정 필요 → 향후 일정 조율 시 고려 필요
- 협의 과정에서 추가 자료 요청됨 → 출장 전 철저한 자료 준비 필요

**첨부 자료:**
- 회의록, 협의 내용 정리 자료, 방문 사진

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#### **4. 주의사항 및 작성 시 유의할 점**

1. **명확하고 간결하게 작성**
- 출장 목적과 성과를 중심으로 핵심 내용만 기재한다.
- 불필요한 감상이나 주관적인 의견을 배제하고 객관적인 사실만 작성한다.

2. **논리적인 구조 유지**
- 출장 일정 → 수행 내용 → 논의 결과 → 성과 및 향후 계획 순으로 구성하여 가독성을 높인다.

3. **구체적인 내용 기재**
- 단순히 ‘회의 참석’이라고 쓰기보다 어떤 내용이 논의되었고, 어떤 결과가 도출되었는지 명확히 작성한다.

4. **출장과 관련된 증빙 자료 첨부**
- 출장 비용 정산을 위해 관련 증빙 자료를 함께 제출한다.
- 출장 관련 사진, 협의 문서, 발표 자료 등 참고자료를 포함하여 보고의 신뢰성을 높인다.

5. **기밀 유지 및 보안 사항 준수**
- 출장 내용 중 대외비나 민감한 정보가 포함된 경우 사내 보안 규정을 준수하여 보고한다.

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**✔ 정리:**
출장보고서는 출장 목적, 주요 활동, 성과 및 향후 계획을 체계적으로 정리하는 문서이다. 핵심 내용을 간결하고 명확하게 작성하고, 논의된 사항을 구체적으로 기록하여 향후 업무에 활용될 수 있도록 구성하는 것이 중요하다.